Bật mí cách liên kết dữ liệu giữa 2 file Excel không phải ai cũng biết

Sự ra đời của Excel đã mang lại sự đột phá trong ngành kế toán và thống kê. Trong đó, chúng ta sử dụng rất nhiều hàm, công thức để tính toán ra kết quả nhanh nhất. Cách liên kết dữ liệu giữa 2 file Excel được khá nhiều bạn quan tâm. Việc kết hợp dữ liệu, lọc và liên kết giữa các sheet và file trong Excel được thực hiện dễ dàng thông qua hàm Vlookup. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu sắc và tổng quát hơn.

Giới thiệu về hàm Vlookup

Để có thể nắm vững cách liên kết dữ liệu giữa 2 file Excel trước tiên bạn cần hiểu rõ về hàm Vlookup. Thực tế, với các bạn chuyên ngành kế toán, họ đã quá quen thuộc về hàm này. Bởi chúng được ứng dụng khá phổ biến và liên tục trong bảng tính của Excel.

Hàm Vlookup có công dụng truy xuất dữ liệu với những điều kiện được đưa ra trước. Bạn có thể dò tìm dữ liệu nhanh chóng ở Excel. Nguyên tắc hoạt động của hàm là căn cứ vào bảng cơ sở dữ liệu hay danh sách hạng mục được đưa ra. Trong đó, bảng danh sách này lại khá đa dạng, được phân theo nhiều loại khác nhau. Chúng bao gồm: bảng nhân sự, các dòng hàng hóa, danh sách khách hàng, số loại sản phẩm,…

Hầu hết khi bạn ứng dụng hàm Vlookup sẽ luôn dùng ở trong một file hoặc một sheet. Vì vậy, khá nhiều bạn không biết cách liên kết giữa 2 file, 2 sheet lại với nhau. Bởi thực tế, với nhiều công việc bạn cần truy xuất dữ liệu tồn tại không cùng trên một file hoặc 1 sheet. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện liên kết các dữ liệu giữa các file một cách đơn giản. Điều này được chứng tỏ thông qua phần kiến thức dưới đây.

Cách liên kết dữ liệu giữa 2 file Excel

Cho dù bạn đang sử dụng phiên bản Office đời nào đi chăng nữa thì quy tắc chung về sử dụng hàm Vlookup là không thay đổi. Ở đây, chúng tôi sẽ lấy ví dụ về chủ đề tìm số tiền thưởng cho nhân viên để bạn có cái nhìn chi tiết hơn. Trước tiên, bạn cần biết file thứ nhất bao gồm toàn bộ thông tin về danh sách người nhận tiền thưởng. File thứ 2 là bảng điều kiện được khen thưởng. Cách liên kết dữ liệu giữa 2 file Excel được thực hiện thông qua các bước sau:

Bước 1: Mở 2 file lên

Đầu tiên, bạn sẽ cần mở 2 file cùng hiển thị trên màn hình. Như vậy, bạn mới có thể xử lý công việc liên kết. Bạn kích đúp vào file thứ nhất. Tại giao diện của file, bạn nhìn vào dưới thanh Taskbar. Bạn nhấn chuột phải tại Microsoft Excel rồi chọn file thứ 2.

Bước 2: Nhập công thức

Ở ô D3, bạn sẽ gõ công thức giống như trong hình được chia sẻ.

Bước 3: Chuyển sang file 2

Bạn sẽ đặt tên lưu file 2 dưới dạng: dulieu.xlsx. Bạn click chuột vào file này vào chọng vùng dữ liệu A1:B4. Tiếp đến, bạn sử dụng F4 để chọn từng ô dữ liệu trong vùng này.

Bước 4: Quay lại file 1

Bạn quay trở lại file 1. Tại đây, bạn sẽ gõ thêm vào công thức 2,0. Tiếp đến, bạn copy công thức. Lúc này toàn bộ kết quả tiền thưởng ứng với mỗi nhân viên sẽ được hiển thị nhanh chóng.

Cách liên kết dữ liệu giữa 2 sheet

Ngoài cách liên kết giữa 2 file Excel bằng hàm Vlookup, bạn có thể liên kết giữa 2 sheet một cách dễ dàng. Ở đây, mỗi sheet sẽ bao gồm nội dung khác nhau. Ở đó, sheet 1 chứa danh sách toàn bộ tên các nhân viên được nhận tiền thưởng. Sheet 2 là điều kiện xếp loại để nhận tiền thường.

Bạn hãy quan sát thật kỹ để biết hàm Vlookup được sử dụng như thế nào qua các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn 1 ô cần tính tiền thưởng cho nhân viên

Bạn cần chọn 1 ô nhân viên cần được tính tiền thưởng. Tại đây bạn sẽ gõ công thức Vlookup. Ở Sheet 2 bạn sẽ đặt cho chúng 1 cái tên cụ thể chẳng hạn như: Thuong. Ở ô D3, bạn gõ công thức như hình:

Bước 2: Chọn sheet 2 và vùng dữ liệu

Bạn giữ đúng công thức nhập ban đầu. Sau đó, bạn vào sheet 2 rồi chọn vùng dữ liệu ở bảng điều kiện nhận thưởng: A1:B4. Bạn nhấn F4 để lựa chọn từng ô dữ liệu trong vùng này.

Bước 3: Quay lại sheet 1

Bạn sẽ quay trở lại sheet 1. Ở công thức mới lập, bạn gõ thêm 2,1 vào.

Bước 4: Sao chép công thức

Bạn kéo copy công thức xuống dưới ở những ô còn lại ở cột lương thưởng. Lúc này một loạt kết quả sẽ được hiển thị chính xác như hình.

Tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ dưới đây để biết thêm chi tiết nhé!

Với chia sẻ cách liên kết dữ liệu giữa 2 file Excel như trên, bạn đã bỏ túi cho mình mẹo hay để xử lý dữ liệu. Như vậy, mọi công việc được tính nhanh gọn và chính xác. Qua đây, chúng ta cũng thấy được tầm quan trọng của hàm Vlookup để tính bảng Excel như thế nào. Chúc bạn có thể sử dụng triệt để hàm Vlookup để mang lại hiệu quả công việc cao nhất.